FAQ zu "MyContacts"

 

Auf dieser Seite finden sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zu "MyContacts".

Sollten sie weitere Fragen oder Änderungswünsche haben, so können sie diese über die Registrierung an mich weiterleiten.

 

Fragen

 

Frage 1: Können aus Exceldateien Datensätze importiert werden?

 

Frage 2: Wie müssen die E-Mail-Einstellungen meines Mail-Providers konfiguriert werden, wenn ich die interne Mailkomponente verwende?

 

Frage 3: Kann ich eine neuere Programmversion einfach über die alte Version drüberinstallieren?

 

Frage 4: Können die Exportdateien und/oder die Datenbankdatei (daten.ak) auch in einem anderen Ordner als dem Standardordner platziert werden?

 

Frage 5: Kann ich Geburtstage und andere Datumsfelder auch mit der Tastatur eingeben, also ohne das Kalendersuchfenster?

 

Frage 6: Kann ich die Bezeichnungen der Felder 22 - 28 im Reiter "Weiteres" auch umbenennen?

 

Frage 7: Warum fehlen im Excel-Export bei den Telefonnummern die führenden Nullen?

 

Frage 8: Warum wird mein Mailvorlagentext nicht vollständig in die Geburtstagsmail übernommen wenn ich das Standardmailprogramm des Computers verwende?

 

Frage 9: Wie aktiviere ich den Ereignis-Check, so dass er mir beim Starten des PCs anzeigt wer alles Geburtstag hat

 

Frage 10: Wie kann ich die Standardgröße des Programmfensters wieder einstellen?
 

Frage 11: Wie kann ich meine Datensätze von einem anderen Computer oder einer anderen Installation in eine neue Installation übernehmen?
 

Frage 12: Ordner-/Datenstruktur / Was ist der Unterschied der beiden Software-Varianten "MyContacts Standard" und "MyContacts Portable"?
 

Frage 13: Wochentagsangabe im Ereignis-Check stimmt nicht. Was ist zu tun?
 

Frage 14: Hotfix-Release 3.0.1. Was wurde geändert?
 

Frage 15: Hotfix-Release 3.0.2. Was wurde geändert?
 

Frage 16: Hotfix-Release 3.0.3. Was wurde geändert?
 

Frage 17: Neues Release 3.1. Was wurde geändert?
 


 

Antworten

 

Frage 1:

Können aus Exceldateien Datensätze importiert werden?

Antwort:

Hier eine kurze Beschreibung wie dies für "Kontakte" getan werden kann:

 

1. Exceldatei formatieren:

Öffnen sie die entsprechende Datei in Excel und verschieben sie die Spalten so, dass sie der Form der Datenbankdatei entsprechen. Alle Felder müssen als "Text" formatiert sein (also keine Datumsfelder o.ä. verwenden). Nicht verwendete Felder können einfach leer gelassen werden. Da Excel als Trennzeichen später ein Semikolon ( ; ) verwendet, darf dieses Zeichen nicht in den Zellen verwendet werden!

Spalte A = Nachname/Firma

Spalte B = Vorname

Spalte C = Strasse

Spalte D = PLZ

Spalte E = Wohnort

Spalte F = Telefon (privat)

Spalte G = Mobil (privat)

Spalte H = Fax (privat)

Spalte I = E-Mail (privat)

Spalte J = Telefon (gesch.)

Spalte K = Mobil (gesch.)

Spalte L = Fax (gesch.)

Spalte M = E-Mail (gesch.)

Spalte N = Geburtstag (Format: "JJJJ-MM-TT"  z.B. 1988-05-22)

Spalte O = Sonstiges

Spalte P = G-Tag in Check deakt. (Inhalt: "x" oder nichts)

Spalte Q = Dateiverknüpfung

Spalte R = Jahrestag (Format: "JJJJ-MM-TT"  z.B. 1988-05-22)

Spalte S = J-Tag in Check deakt. (Inhalt: "x" oder nichts)

Spalte T = Todestag (Format: "JJJJ-MM-TT"  z.B. 1988-05-22)

Spalte U = T-Tag in Check deakt. (Inhalt: "x" oder nichts)

Spalte V = Feld 22

Spalte W = Feld 23

Spalte X = Feld 24

Spalte Y = Feld 25

Spalte Z = Feld 26

Spalte AA = Feld 27

Spalte AB = Feld 28

Spalte AC = Kategorie

Spalte AD = Foto

Spalte AE = Webseite (privat)

Spalte AF = IM-Adr. (privat)

Spalte AG = Webseite (gesch.)

Spalte AH = IM-Adr. (gesch.)

Spalte AI = Anrede

Spalte AJ = Bundesland

Spalte AK = Staat

Spalte AL = in Export verbergen

Spalte AM = Feld 39

Spalte AN = Feld 40

Spalte AO = Feld 41

Spalte AP = Feld 42

Spalte AQ = Feld 43

Spalte AR = Feld 44

Spalte AS = Feld 45

 

2. Speichern sie die Exceldatei als sog. CSV-Datei ab (Dateityp: CSV (Trennzeichen-getrennt))

 

3. Trennzeichen anpassen

Benennen sie die Datei im Windows Explorer so um, dass sie am Ende nicht mehr mit .csv, sondern mit .txt endet und öffnen sie diese dann per Doppelklick (im Normalfall wird sie dann mit dem Texteditor Notepad geöffnet). Ersetzen sie nun über die Funktion "Bearbeiten - Ersetzen" das Trennzeichen Semikolon ( ; ) durch das Pipe-Zeichen ( | ).

 

4. Datensätze in die Kontakte-Datenbankdatei importieren

Öffnen sie nun parallel dazu die Kontakte-Datenbankdatei contacts.ak von MyContacts ebenfalls mit ihrem Texteditor (siehe auch Frage 12: Ordner-/Datenstruktur). Kopieren sie nun die Datensätze ihrer eigenen Textdatei in die Datenbankdatei contacts.ak hinein und speichern sie diese anschließend wieder ab.

 

5. Nun können sie MyContacts starten und ihre Datensätze sind mit drin.

 

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Frage 2:

Wie müssen die E-Mail-Einstellungen meines Mail-Providers konfiguriert werden, wenn ich die interne Mailkomponente verwende?

Antwort:

Hier die E-Mail-Einstellungen der gängigsten Mail-Provider (Stand 04/2011):

GMX:
Absender-Name=<eigener Name, z.B. "Vorname Nachname">
Absender-Adresse=<eigene E-Mail-Adresse>
Antwort-Adresse=<eigene E-Mail-Adresse>
SMTP-Server-Name=mail.gmx.net
SMTP-Server-Port=25
Kontoname=<GMX-Kundennummer>
Kennwort=<GMX-PW>

Strato:
Absender-Name=<eigener Name, z.B. "Vorname Nachname">
Absender-Adresse=<eigene E-Mail-Adresse>
Antwort-Adresse=<eigene E-Mail-Adresse>
SMTP-Server-Name=smtp.strato.de
SMTP-Server-Port=25
Kontoname=<Strato-E-Mail-Adresse>
Kennwort=<Strato-E-Mail-PW>

1und1:
Absender-Name=<eigener Name, z.B. "Vorname Nachname">
Absender-Adresse=<eigene E-Mail-Adresse>
Antwort-Adresse=<eigene E-Mail-Adresse>
SMTP-Server-Name=smtp.1und1.de
SMTP-Server-Port=25
Kontoname=<1und1-E-Mail-Adresse>
Kennwort=<1und1-E-Mail-PW>

Arcor:
Absender-Name=<eigener Name, z.B. "Vorname Nachname">
Absender-Adresse=<eigene E-Mail-Adresse>
Antwort-Adresse=<eigene E-Mail-Adresse>
SMTP-Server-Name=mail.arcor.de
SMTP-Server-Port=25
Kontoname=<Arcor-E-Mail-Adresse>
Kennwort=<Arcor-E-Mail-PW>

T-Online:
Absender-Name=<eigener Name, z.B. "Vorname Nachname">
Absender-Adresse=<eigene E-Mail-Adresse>
Antwort-Adresse=<eigene E-Mail-Adresse>
SMTP-Server-Name=smtpmail.t-online.de
SMTP-Server-Port=25
Kontoname=<T-Online-E-Mail-Adresse>
Kennwort=<T-Online-E-Mail-PW>

Freenet:
Absender-Name=<eigener Name, z.B. "Vorname Nachname">
Absender-Adresse=<eigene E-Mail-Adresse>
Antwort-Adresse=<eigene E-Mail-Adresse>
SMTP-Server-Name=mx.freenet.de
SMTP-Server-Port=25
Kontoname=<vorderer Teil der Freenet-E-Mail-Adresse (ohne @freenet.de)>
Kennwort=<Freenet-E-Mail-PW>

Hotmail:
--> geht nicht, da dieser E-Mail-Provider keinen SMTP-Server anbietet!
 

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Frage 3:

Kann ich eine neuere Programmversion einfach über die alte Version drüberinstallieren?

Antwort:

Ja, das ist möglich. Die Datenbankdateien (contacts.ak und dates.ak) und die Konfigurationsdatei (config.ini) werden hierbei nicht überschrieben. Somit bleiben auch alle eingegebenen Datensätze erhalten. Falls Sie die Sprachdateien language-english.ini oder language-german.ini angepasst haben, ist dies nochmal zu tun.

Sollten Sie ein Update von der Software "Adress- und Geburtstags-Manager" auf "MyContacts" durchführen, dann werden nur die Kontakte (früher daten.ak, jetzt contacts.ak) übernommen.

 

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Frage 4:

Können die Exportdateien und/oder die Datenbankdateien (contacts.ak und dates.ak) auch in einem anderen Ordner als dem Standardordner platziert werden?

Antwort:

Ja. Dies kann für jede einzelne Datei im Konfigurationsmenü definiert werden. Es gibt drei Möglichkeiten die Dateien anzugeben: Vollqualifiziert (z.B. C:\daten\mycontacts\geburtstagsliste.txt) oder per UNC-Syntax (z.B. \\server1\fileshare33\mycontacts\geburtstagsliste.txt) oder ohne Ordnerangabe wobei dann immer der Standardordner verwendet wird (z.B. geburtstagsliste.txt) (siehe auch Frage 12: Ordner-/Datenstruktur).

 

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Frage 5:

Kann ich Geburtstage und andere Datumsfelder auch mit der Tastatur eingeben, also ohne das Kalendersuchfenster?

Antwort:

Ja. Sie können in dem Datumsfeld einfach lostippen. Sie müssen lediglich nach der Tages- und Monats- und Jahreseingabe einen Punkt eintippen dann springt der Cursor in das nächste Feld.

Beispiel:

Eingabe des Tages, "Punkt", Eingabe des Monats, "Punkt", Eingabe des Jahres, "Punkt".

 

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Frage 6:

Kann man die Bezeichnungen der Felder 22 - 28 im Reiter "Weiteres" auch umbenennen?

Antwort:

Ja. Man kann über die Sprachdatei (language-german.ini) die Bezeichnungen abändern.

Suchen Sie nach folgenden Einträgen und ändern Sie diese nach dem =-Zeichen ab.

LabelKontakteFeld22.Caption=Feld 22:
LabelKontakteFeld23.Caption=Feld 23:
LabelKontakteFeld24.Caption=Feld 24:
LabelKontakteFeld25.Caption=Feld 25:
LabelKontakteFeld26.Caption=Feld 26:
LabelKontakteFeld27.Caption=Feld 27:
LabelKontakteFeld28.Caption=Feld 28:
Die ersten 21 Felder sollten nicht unbedingt umbenannt und für andere Dinge verwendet werden, da z.B. die Funktion "Export zu Webdatei" davon ausgeht, dass in den vordefinierten Feldern der Bereiche Anschrift, Privat und Geschäftlich auch die entsprechenden Felder so benutzt werden. Die Felder 22 - 28 können ganz individuell von Ihnen angepasst werden.

 

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Frage 7:

Warum fehlen im Excel-Export bei den Telefonnummern die führenden Nullen?

Antwort:

Excel interpretiert die Felder der Telefonnummern vom Format her als Zahlenfelder und zeigt die führenden Nullen dann leider nicht an. Abhilfe schafft ein Bindestrich/Schrägstrich zwischen der Vorwahl und der Durchwahl.
 

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Frage 8:

Warum wird mein Mailvorlagentext nicht vollständig in die Geburtstagsmail übernommen wenn ich das Standardmailprogramm des Computers verwende?

Antwort:

Manche Mailprogramme können nur eine bestimmte Anzahl von Parametern oder Zeichenketten übernehmen.
Bei Microsoft Outlook oder Outlook Express sollte es keine Probleme geben.
Bei anderen Mailprogrammen kann es passieren dass nur eine bestimmte Anzahl von Wörtern in die E-Mail übernommen wird. Ist dies der Fall dann fügen Sie in Ihrer Mailvorlage am Anfang und am Ende doppelte Anführungszeichen ein. Nun sollte der gesamte Vorlagentext in die E-Mail übernommen werden.
 

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Frage 9:

Wie aktiviere ich den Ereignis-Check, so dass er mir beim Starten des PCs anzeigt wer alles Geburtstag hat?

Antwort:

Um den Ereignis-Check beim Starten des PCs (besser gesagt nach der Benutzeranmeldung) anzuzeigen, kopieren Sie einfach die Verknüpfung "MyContacts" aus dem Startmenü-Ordner "MyContacts" in den Startmenü-Ordner "Autostart".
  
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Frage 10:

Wie kann ich die Standardgröße des Programmfensters wieder einstellen?

Antwort:

Die Größeneinstellung und Position des Programmfensters wird bei jedem Beenden von MyContacts in der Datei conf-formplacement.ini gespeichert, so dass beim nächsten Programmstart die zuletzt eingestellte Größe und Position des Programmfensters wieder greift.
Wenn Sie die Datei conf-formplacement.ini löschen, dann startet MyContacts wieder mit den ursprünglichen Standardeinstellungen.

    

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Frage 11:

Wie kann ich meine Datensätze von einem anderen Computer oder einer anderen Installation in eine neue Installation übernehmen?

Antwort:

Wenn man Datensätze von Vorgängerversionen oder auch von MyContacts-Installationen auf anderen Computern übernehmen möchte, dann kann man dies ganz einfach über die Funktionen Datensicherung (in der Quell-Installation) und Datenwiederherstellung (in der Ziel-Installation) durchführen. Dieser Austausch funktioniert auch zwischen den beiden Varianten Standard Version und Portable Version.

    

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Frage 12:

Ordner-/Datenstruktur / Was ist der Unterschied der beiden Software-Varianten "MyContacts Standard" und "MyContacts Portable"?

Antwort:

Inhaltlich bieten beide Varianten dieselbe Funktionalität an. Der Unterschied liegt in der Datei- und Ordnerstruktur. Die Portable Version ist so gestaltet, dass nicht nur die Programmdateien, sondern auch die Daten (u.a. auch die Datenbankdateien contacts.ak und dates.ak) in einem fest definierten Ordner gespeichert werden, egal welcher Benutzer MyContacts benutzt. Deshalb muss die Portable Version auch zwingend in einen Ordner (z.B. auch auf einem USB-Stick) installiert werden, in dem der Benutzer schreibberechtigt ist.

Die Datei- und Ordnerstrukturen der beiden Versionen (Standard und Portable) stellen sich wie folgt dar.
Standard Version:

Programmdateien --> im Programmordner, z.B. „%ProgramFiles%\MyContacts":

- english.ak (nur in englischer Version)
- language-english.ini
- language-german.ini
- manual.pdf
- MyContacts.exe
- notify.wav
- registration.htm
Daten --> im Benutzer-Datenordner „%APPDATA%\MyContacts":

           (APPDATA unter Win7: „C:\Users\<USER>\AppData\Roaming")
           (APPDATA unter XP: „C:\Documents and Settings\<USER>\Application Data")
- config.ini
- conf-formplacement.ini
(Folgende Dateien auch, sofern nicht vollqualifiziert in der config.ini angegeben)
- contacts.ak (contacts1.bak, contacts2.bak, contacts3.bak)
- dates.ak (dates1.bak, dates2.bak, dates3.bak)
- images-Unterordner für die Kontakt-Fotos
- Export-/Log-/Debug-Dateien
--> D.h., die Standard Version ist benutzerabhängig
(für jeden Benutzer existiert eine eigene Konfiguration und Datenbank)

Portable Version:
Programmdateien --> im Hauptordner „...\MyContactsPortable":

- MyContactsPortable.exe
- help.html
Programmdateien --> im Unterordner „...\MyContactsPortable\App\MyContacts":

- english.ak (nur in englischer Version)
- language-english.ini
- language-german.ini
- manual.pdf
- MyContacts.exe
- notify.wav
- portable.ak
- registration.htm
Programmdateien --> im Unterordner „...\MyContactsPortable\App\AppInfo":
- (weitere Dateien und Ordner)
Daten --> im Daten-Unterordner „...\MyContactsPortable\Data":

- config.ini
- conf-formplacement.ini
(Folgende Dateien auch, sofern nicht vollqualifiziert in der config.ini angegeben)
- contacts.ak (contacts1.bak, contacts2.bak, contacts3.bak)
- dates.ak (dates1.bak, dates2.bak, dates3.bak)
- images-Unterordner für die Kontakt-Fotos
- Export-/Log-/Debug-Dateien
--> D.h., die Portable Version ist nicht benutzerabhängig
(für jeden Benutzer existiert dieselbe Konfiguration und Datenbank)

    

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Frage 13:

Wochentagsangabe im Ereignis-Check stimmt nicht. Was ist zu tun?

Antwort:

Dieser Fehler wurde am 29.08.2011 behoben (nur die Software-Downloads von MyContacts, die am 27./28.08.2011 durchgeführt wurden hatten diesen Fehler).
Die Tagesangabe (Mo., Di., ...) beim Ereignis-Check bezog sich auf das Ereignisjahr und nicht auf das aktuelle Jahr.
Bitte laden Sie ggf. die Software noch einmal herunter und installieren Sie diese über die bereits bestehende Installation einfach drüber (die Datensätze bleiben alle erhalten).
Außerdem wurden noch zwei weitere kleine Fehler behoben:
- Konfigurationseinstellung bei Alarm "alle 2 Min. wiederholen" bleibt nun erhalten
- Ereignis-Check bei Terminen bezieht sich nun immer auf das exakte Datum und nicht mehr jahresunabhängig nur auf den Tag und Monat
    

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Frage 14:

Hotfix-Release 3.0.1. Was wurde geändert?

Antwort:

Seit dem 13.09.2011 steht eine neue Version 3.0.1 zum Download bereit. Die Version kann einfach über die bestehende Installation drüber installiert werden (die Datensätze bleiben alle erhalten).
Folgendes wurde geändert:

- Bei der Datenwiederherstellungsfunktion wird die Infomeldung nun richtig dargestellt.

- Neue Konfigurationseinstellung: Beim Ereignis-Check  während des Programmstarts kann die Meldung bei keinen anstehenden Ereignissen automatisch nach fünf Sekunden geschlossen werden.
    

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Frage 15:

Hotfix-Release 3.0.2. Was wurde geändert?

Antwort:

Seit dem 10.11.2011 steht eine neue Version 3.0.2 zum Download bereit. Die Version kann einfach über die bestehende Installation drüber installiert werden (die Datensätze bleiben alle erhalten).
Folgendes wurde geändert:

- Die Fenstertitel und die Buttons der Bestätigungsabfragen werden nun in der entsprechend richtigen Sprache angezeigt.

- Bei der Serienterminerstellung im Monats-/Jahresrhythmus ist der Erstellen-Button nun aktiviert.

- Das Feld Sonstiges bei den Kontakten kann nun vergrößert werden und mehrzeilig genutzt werden.
    

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Frage 16:

Hotfix-Release 3.0.3. Was wurde geändert?

Antwort:

Seit dem 14.12.2011 steht eine neue Version 3.0.3 zum Download bereit. Die Version kann einfach über die bestehende Installation drüber installiert werden (die Datensätze bleiben alle erhalten).
Folgendes wurde geändert:

- Das Feld Status bei den Terminen wird nun in der entsprechend richtigen Sprache angezeigt.

- Die Registrierungsseite wurde angepasst.

     

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Frage 17:

Neues Release 3.1. Was wurde geändert?

Antwort:

Seit dem 11.02.2013 steht eine neue Version 3.1 zum Download bereit. Die Version kann einfach über die bestehende Installation drüber installiert werden (die Datensätze bleiben alle erhalten).
Folgendes wurde geändert:

- Weitere Felder wurden integriert: Anrede, Bundesland, Staat, Webseite (privat/gesch.), IM-Adresse (privat/gesch.) und weitere

- Export-Filter hinzugefügt (man kann pro Datensatz nun definieren ob dieser bei Exports mit ausgegeben werden soll)

- Neue Funktion (Ereignis-Check): "Mehr Infos" zum Kontakt mit + Klick

- Neue Funktion (Kontakte): Export --> CSV (alle Datenfelder)

- Neue Funktion (Kontakte): Export ? CSV (MyPhoneExplorer)

- Neue Funktion (Termine): Wöchentlicher Rhythmus bei Serienterminen

- Bug-Fixing (CSV-Mail-Export korrigiert; Datumsformat bei Einzel-Exports korrigiert; Alarm-Ignorierung bei 01.01.1900)

     

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